Kaufmann/-frau EBA
Kaufleute EBA erledigen allgemeine Büro- und Verwaltungsarbeiten. Sie empfangen Besucherinnen und Besucher, beantworten Telefonanrufe, bearbeiten Dokumente, verteilen Post und unterstützen bei einfachen administrativen Aufgaben.
Der Beruf verbindet Organisation, Kommunikation und Computerarbeit. Du arbeitest hauptsächlich drinnen, hast Kontakt mit verschiedenen Personen und sorgst gemeinsam mit deinem Team dafür, dass der Büroalltag reibungslos funktioniert.
Was machst du in diesem Beruf?
Als Kaufmann/-frau EBA übernimmst du verschiedene Aufgaben im Büro und im Sekretariat.
Du arbeitest am Empfang, bearbeitest Unterlagen am Computer, hilfst bei einfachen Buchhaltungsaufgaben und kümmerst dich um Post, Ablage und Büromaterial.
Viele Aufgaben erledigst du selbstständig nach klaren Vorgaben. Häufig arbeitest du mit Kaufleuten EFZ zusammen, die einzelne Arbeiten kontrollieren.
Personen am Empfang begrüssen
Am Empfang begrüsst du Besucherinnen und Besucher freundlich.
Du beantwortest einfache Fragen oder leitest die Personen an die richtige Abteilung oder zuständige Person weiter.
Ein höflicher und professioneller Umgang ist dabei wichtig.
Telefonanrufe beantworten
Du nimmst Telefonanrufe entgegen und gibst einfache Auskünfte.
Wenn du die Frage nicht selbst beantworten kannst, leitest du das Gespräch an die zuständige Person weiter.
Bei Bedarf machst du Notizen und hältst wichtige Informationen fest.
Post erledigen
Du kümmerst dich um Briefe und Pakete.
Du bringst Sendungen zur Post oder holst sie dort ab und verteilst eingehende Post innerhalb des Unternehmens.
Dabei musst du darauf achten, dass Dokumente und Pakete bei den richtigen Personen ankommen.
Computer und Drucker bedienen
Computer, Drucker und andere Bürogeräte gehören zu deinem täglichen Arbeitsumfeld.
Du kennst die wichtigsten Funktionen und kannst die Geräte für verschiedene Aufgaben richtig einsetzen.
Beim Drucker füllst du beispielsweise Papier nach oder wechselst eine leere Tintenpatrone aus.
Arbeitsaufgaben organisieren
Zu Beginn oder während des Arbeitstages planst du deine Aufgaben.
Du überlegst, welche Arbeiten besonders dringend sind und was zuerst erledigt werden muss.
Eine strukturierte Arbeitsweise hilft dir dabei, den Überblick zu behalten.
Briefe und Formulare erstellen
Am Computer erstellst und bearbeitest du verschiedene Dokumente.
Dazu gehören beispielsweise Briefe, Formulare, Listen und Tabellen.
Dabei achtest du darauf, dass die Inhalte vollständig und übersichtlich dargestellt sind.
Protokolle und interne Mitteilungen schreiben
Du verfasst einfache Protokolle oder interne Mitteilungen.
Dabei hältst du wichtige Informationen schriftlich fest und sorgst dafür, dass sie verständlich formuliert sind.
Gute Sprachkenntnisse und sorgfältiges Schreiben helfen dir bei diesen Aufgaben.
Einfache Buchhaltung führen
Je nach Betrieb unterstützt du bei einfachen Buchhaltungsarbeiten.
Du trägst beispielsweise in einem Programm ein, welche Zahlungen eingegangen sind oder welche Rechnungen noch offen sind.
Dabei musst du genau arbeiten und Zahlen sorgfältig kontrollieren.
Unterlagen zusammenstellen
Mit Checklisten stellst du Dokumente und andere Unterlagen zusammen.
Diese können beispielsweise für Mitarbeitende, Kundinnen und Kunden, Lieferantinnen und Lieferanten oder Besucherinnen und Besucher bestimmt sein.
Du überprüfst, ob alle benötigten Dokumente vorhanden sind.
Informationen suchen
Im Büro musst du regelmässig Informationen finden.
Du suchst beispielsweise im Internet, in internen Dokumenten, Anleitungen oder Richtlinien.
Dabei musst du erkennen können, welche Informationen für deine Aufgabe relevant sind.
Daten aktualisieren
Du änderst oder ergänzt bestehende Einträge in Programmen und Datenbanken.
Wenn beispielsweise eine Person eine neue Adresse oder Telefonnummer hat, aktualisierst du die Angaben im internen System.
Dabei ist genaues Arbeiten wichtig, damit die Daten aktuell bleiben.
Dokumente und Daten korrekt löschen
Nicht mehr benötigte Unterlagen müssen korrekt entsorgt werden.
Du löschst digitale Daten oder entsorgst Papierdokumente nach den geltenden Vorschriften.
Dabei musst du insbesondere Regeln zum Datenschutz beachten.
Im Archiv mitarbeiten
Dokumente müssen so abgelegt werden, dass sie später schnell wiedergefunden werden können.
Du hilfst deshalb bei der Organisation des Archivs und ordnest Unterlagen nach den Vorgaben des Betriebs.
Eine systematische Arbeitsweise ist hier besonders wichtig.
Störungen an Bürogeräten beheben
Wenn ein Drucker oder ein anderes Bürogerät nicht funktioniert, versuchst du einfache Probleme selbst zu lösen.
Wenn die Störung komplizierter ist, informierst du die zuständige Person.
So sorgst du dafür, dass die Geräte möglichst schnell wieder eingesetzt werden können.
Büromaterial richtig entsorgen
Auch das korrekte Entsorgen oder Recyceln von Materialien gehört zum Büroalltag.
Du entsorgst beispielsweise elektronische Gegenstände oder anderes Büromaterial nach den Vorgaben des Betriebs.
Dabei beachtest du die Regeln zu Recycling und Entsorgung.
Wie sieht der Arbeitsalltag aus?
Als Kaufmann/-frau EBA arbeitest du hauptsächlich im Büro und verbringst einen grossen Teil des Tages am Computer.
Je nach Betrieb unterscheiden sich deine Aufgaben deutlich. In einem kleinen Team übernimmst du häufig viele verschiedene Arbeiten. In einer grossen Abteilung kann dein Aufgabenbereich stärker eingegrenzt sein.
Du arbeitest meistens mit Kaufleuten EFZ und weiteren Mitarbeitenden zusammen. Einzelne deiner Aufgaben werden von ihnen kontrolliert.
Die Arbeitszeiten sind in der Regel regelmässig, können sich aber je nach Betrieb unterscheiden.
Was solltest du mitbringen?
- Teamfähigkeit ist wichtig, weil du eng mit anderen Mitarbeitenden zusammenarbeitest.
- Du solltest kontaktfreudig sein und gerne mit unterschiedlichen Menschen sprechen.
- Ein Sinn für Gastfreundschaft hilft dir beim Empfang von Besucherinnen und Besuchern.
- Eine systematische Arbeitsweise brauchst du für Dokumente, Termine, Ablage und Daten.
- Ein Flair für Sprachen ist hilfreich beim Schreiben, Telefonieren und Bearbeiten von Unterlagen.
- Ein gutes Gedächtnis hilft dir dabei, Namen, Abläufe und wichtige Informationen im Blick zu behalten.
- Je nach Betrieb solltest du auch bereit sein, auf Abruf zu arbeiten.
In der Schule helfen dir besonders Deutsch, Mathematik, Fremdsprachen und Informatik. Wichtig sind vor allem Freude an Büroarbeit, Genauigkeit und ein guter Umgang mit Menschen.
Ausbildung
Die Ausbildung dauert 2 Jahre und wird als Lehre in einem Betrieb absolviert.
Deine praktische Ausbildung machst du in einem Unternehmen oder einer Verwaltung.
In der Regel arbeitest du 3 bis 4 Tage pro Woche im Lehrbetrieb und besuchst 1 bis 2 Tage pro Woche eine kantonale Berufsfachschule.
Zusätzlich absolvierst du überbetriebliche Kurse in mehreren Kantonen. Diese dauern insgesamt 8 Tage während 2 Jahren.
Für die Ausbildung brauchst du die abgeschlossene obligatorische Schule. Einige Betriebe verlangen zusätzlich einen Eignungstest.
Nach bestandener Ausbildung erhältst du den Abschluss Kaufmann/-frau EBA.
Lohn
Lohn während der Lehre:
- 1. Lehrjahr: CHF 835.–
- 2. Lehrjahr: CHF 1050.–
Einstiegslohn nach der Lehre: ca. CHF 4'700
Dein Lohn ist so individuell wie dein Weg: Die Angaben sind Richtwerte und können je nach Betrieb, Kanton, Branche und Funktion variieren.
Weiterbildung und Entwicklung
Nach der Ausbildung kannst du dein Wissen mit Kursen des Kaufmännischen Verbands erweitern.
In der Regel kannst du eine verkürzte Zusatzlehre als Kaufmann/-frau EFZ absolvieren.
Mit dem EFZ-Abschluss erweiterst du deine kaufmännischen Kenntnisse und kannst später weitere Weiterbildungen im Bereich Wirtschaft und Verwaltung nutzen.
Wo kannst du später arbeiten?
Kaufleute EBA können in kleinen, mittleren und grossen Unternehmen arbeiten.
Auch öffentliche und private Verwaltungen bieten Einsatzmöglichkeiten.
Je nach Betrieb arbeitest du beispielsweise am Empfang, in einem Sekretariat oder in einer administrativen Abteilung.
In kleineren Unternehmen sind die Aufgaben häufig breiter verteilt, während du dich in grösseren Organisationen eher auf bestimmte Tätigkeiten konzentrierst.
Passt dieser Beruf zu dir?
Der Beruf passt zu dir, wenn du gerne am Computer arbeitest, Dinge organisierst und Kontakt mit Menschen hast. Du solltest Freude daran haben, Dokumente sauber zu bearbeiten und auch bei wiederkehrenden Aufgaben konzentriert zu bleiben.
Weniger passend ist der Beruf, wenn du möglichst wenig im Büro arbeiten möchtest oder dich Schreiben, Zahlen und administrative Aufgaben kaum interessieren.
Wenn du einen praktischen Einstieg in die kaufmännische Arbeitswelt suchst und gerne organisierst, kommunizierst und am Computer arbeitest, kann Kaufmann/-frau EBA gut zu dir passen.