Kaufmann/-frau EFZ
Kaufleute EFZ übernehmen kaufmännische und administrative Aufgaben in Unternehmen und Verwaltungen. Sie bearbeiten Geschäftskorrespondenz, prüfen Rechnungen, verwalten Bestellungen, organisieren Termine und stehen mit Kundinnen, Kunden sowie Mitarbeitenden in Kontakt.
Der Beruf verbindet Organisation, Kommunikation, Zahlen und Computerarbeit. Welche Aufgaben du genau übernimmst, hängt stark von deinem Lehrbetrieb und deiner Branche ab. Dadurch kann sich der Arbeitsalltag zwischen verschiedenen Unternehmen deutlich unterscheiden.
Was machst du in diesem Beruf?
Als Kaufmann/-frau EFZ sorgst du dafür, dass viele organisatorische und administrative Abläufe eines Unternehmens funktionieren.
Du bearbeitest Dokumente und E-Mails, kontrollierst Zahlungen und Rechnungen, verwaltest Termine und Datenbanken und betreust Kundinnen, Kunden oder Besucherinnen und Besucher.
Je nach Unternehmen kannst du dich mit der Zeit stärker auf bestimmte kaufmännische Bereiche konzentrieren.
Post entgegennehmen und verteilen
Du nimmst eingehende Post entgegen und sortierst sie.
Anschliessend verteilst du Briefe und andere Sendungen an die zuständigen Mitarbeitenden oder Abteilungen.
Dabei musst du sorgfältig arbeiten, damit wichtige Unterlagen schnell bei den richtigen Personen ankommen.
Dokumente kontrollieren und archivieren
Im Büro entstehen täglich viele unterschiedliche Dokumente.
Du kontrollierst, ordnest und scannst beispielsweise Briefe, Dateien, Bestellungen oder Berichte.
Anschliessend archivierst du die Unterlagen so, dass sie später wieder schnell gefunden werden können.
Geschäftskorrespondenz verfassen
Du erstellst Akten, Berichte, Protokolle und andere Geschäftsdokumente.
Als Grundlage können dir Notizen, Aufzeichnungen oder Diktate dienen.
Je nach Unternehmen verfasst du Korrespondenz auch in einer Fremdsprache.
Anfragen beantworten
Kundinnen, Kunden oder andere Personen wenden sich mit unterschiedlichen Anliegen an das Unternehmen.
Du beantwortest beispielsweise Informationsanfragen, Angebotsanfragen oder Fragen zu offenen Stellen.
Auch Auftragsbestätigungen und andere geschäftliche Mitteilungen gehören zur Korrespondenz.
Bestellungen bearbeiten
Je nach Funktion bist du an der Bearbeitung von Bestellungen beteiligt.
Du kontrollierst die notwendigen Angaben und erstellst die dazugehörigen Unterlagen.
Dabei musst du genau arbeiten, damit Mengen, Preise, Adressen und andere Informationen stimmen.
Rechnungen prüfen
Ein wichtiger Aufgabenbereich ist die Buchhaltung.
Du kontrollierst eingehende Rechnungen und prüfst, ob die Angaben korrekt sind.
Anschliessend erfasst du die Rechnungen im Buchhaltungssystem.
Rechnungen und Lieferscheine erstellen
Bei Bestellungen erstellst du verschiedene Dokumente.
Dazu gehören beispielsweise Rechnungen mit Mehrwertsteuer und Versandkosten sowie Lieferscheine.
Bei entsprechenden Geschäften können auch Zollformulare zu deinen Aufgaben gehören.
Zahlungen kontrollieren
Du kontrollierst, welche Beträge bezahlt oder eingegangen sind.
Dafür arbeitest du mit Buchungsbelegen und Verwaltungssoftware.
Du vergleichst die vorhandenen Angaben und achtest darauf, dass Zahlungen richtig verbucht werden.
Offene Rechnungen bearbeiten
Wenn eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt wird, kümmerst du dich um die weiteren administrativen Schritte.
Du verschickst beispielsweise Zahlungserinnerungen.
Falls nötig, informierst du ein Inkassobüro, damit offene Forderungen weiterbearbeitet werden können.
Termine organisieren
Im Sekretariat verwaltest du Terminkalender.
Du trägst Sitzungen und andere Termine ein und sorgst dafür, dass die beteiligten Personen über Zeitpunkt und Ort informiert sind.
Dabei musst du verschiedene Termine und Prioritäten im Blick behalten.
Datenbanken aktualisieren
Unternehmen arbeiten mit verschiedenen elektronischen Verzeichnissen und Datenbanken.
Du aktualisierst beispielsweise Kunden-, Bestell- oder Lieferantenverzeichnisse.
Wenn sich Adressen, Kontaktdaten oder andere Informationen ändern, passt du die entsprechenden Einträge an.
Kundschaft und Besuchende empfangen
Je nach Arbeitsplatz hast du direkten Kontakt mit Kundinnen, Kunden und Besucherinnen oder Besuchern.
Du begrüsst sie, beantwortest Fragen und leitest sie bei Bedarf an die richtige Person weiter.
Ein freundliches und professionelles Auftreten ist dabei wichtig.
Telefonieren und E-Mails bearbeiten
Telefon und E-Mail gehören zum täglichen Arbeitsalltag.
Du beantwortest Anfragen, leitest Informationen weiter und klärst organisatorische Fragen.
Dabei musst du verständlich kommunizieren und auch bei mehreren offenen Aufgaben den Überblick behalten.
Andere Lernende begleiten
Mit zunehmender Erfahrung kannst du auch andere Personen im Arbeitsalltag unterstützen.
Du begleitest beispielsweise jüngere Lernende, Kaufleute EBA oder Praktikantinnen und Praktikanten.
Du erklärst Abläufe und hilfst ihnen dabei, sich im Unternehmen zurechtzufinden.
Wie sieht der Arbeitsalltag aus?
Als Kaufmann/-frau EFZ arbeitest du hauptsächlich im Büro und verbringst einen grossen Teil deiner Arbeitszeit am Computer.
Wie abwechslungsreich dein Alltag ist, hängt stark vom Betrieb ab. In einem kleinen Team übernimmst du häufig viele unterschiedliche Aufgaben. In einer grossen Abteilung bist du eher auf bestimmte Tätigkeiten spezialisiert.
Du arbeitest mit verschiedenen Mitarbeitenden zusammen und hast je nach Funktion regelmässigen Kontakt mit Kundschaft, Lieferantinnen, Lieferanten oder anderen Geschäftspartnern.
Die Arbeitszeiten sind normalerweise regelmässig, unterscheiden sich aber je nach Betrieb. Teilzeitarbeit ist in diesem Beruf weit verbreitet.
Was solltest du mitbringen?
- Teamfähigkeit ist wichtig, weil du mit vielen verschiedenen Mitarbeitenden zusammenarbeitest.
- Ein Flair für Zahlen hilft dir bei Rechnungen, Zahlungen und Buchhaltungsaufgaben.
- Ein gutes Gedächtnis ist hilfreich, um Termine, Abläufe und wichtige Informationen im Blick zu behalten.
- Eine systematische Arbeitsweise brauchst du beim Verwalten von Dokumenten, Daten und Terminen.
- Du solltest gerne schreiben und Texte sorgfältig formulieren.
- Ein Flair für Sprachen ist wichtig, besonders wenn du mit fremdsprachiger Korrespondenz oder Kundschaft arbeitest.
- Ein Sinn für Gastfreundschaft hilft dir im Umgang mit Kundinnen, Kunden und Besuchenden.
- Je nach Betrieb solltest du auch bereit sein, auf Abruf zu arbeiten.
In der Schule helfen dir besonders Deutsch, Mathematik, Fremdsprachen und Informatik. Wichtig sind vor allem Freude an Organisation, Kommunikation und genauer Arbeit am Computer.
Ausbildung
Die Ausbildung kann als betriebliche Lehre oder an einer Handelsmittelschule absolviert werden.
Die Lehre im Betrieb dauert 3 Jahre. Du absolvierst deine praktische Ausbildung in einem Lehrbetrieb aus einer von insgesamt 19 Branchen.
Während der betrieblichen Ausbildung besuchst du 1 bis 2 Tage pro Woche eine kantonale Berufsfachschule.
Zusätzlich absolvierst du überbetriebliche Kurse. Diese dauern je nach Branche insgesamt 8 bis 16 Tage während 3 Jahren.
Eine weitere Möglichkeit ist die Ausbildung an einer Handelsmittelschule. Dieser Ausbildungsweg dauert 4 Jahre.
Für die Ausbildung brauchst du die abgeschlossene obligatorische Schule. Einige Betriebe verlangen zusätzlich einen Eignungstest.
Wenn deine schulischen Leistungen sehr gut sind, kannst du während der betrieblichen Ausbildung zusätzlich die Berufsmaturitätsschule besuchen.
Nach erfolgreichem Abschluss erhältst du das Eidgenössische Fähigkeitszeugnis als Kaufmann/-frau EFZ.
Als zweijährige Ausbildung im gleichen Berufsfeld gibt es ausserdem Kaufmann/-frau EBA.
Lohn
Lohn während der Lehre:
- 1. Lehrjahr: CHF 835.–
- 2. Lehrjahr: CHF 1050.–
- 3. Lehrjahr: CHF 1520.–
Einstiegslohn nach der Lehre: CHF 4'000 - 4'800
Dein Lohn ist so individuell wie dein Weg: Die Angaben sind Richtwerte und können je nach Betrieb, Kanton, Branche und Funktion variieren.
Weiterbildung und Entwicklung
Nach der Ausbildung kannst du Berufserfahrung sammeln und dich auf bestimmte kaufmännische Bereiche spezialisieren.
Je nach Branche und deinen Interessen sind beispielsweise Tätigkeiten in Versicherung, Bankwesen, Finanzberatung, Marketing, Personalwesen, Verkauf, Produktmanagement oder Tourismus möglich.
Welche Richtung für dich infrage kommt, hängt unter anderem von deinem Lehrbetrieb, deiner Berufserfahrung und deinen Fremdsprachenkenntnissen ab.
Mit zunehmender Erfahrung und den passenden Qualifikationen kannst du auch mehr Verantwortung übernehmen und Führungsaufgaben übernehmen.
Wo kannst du später arbeiten?
Kaufleute EFZ können in sehr unterschiedlichen Unternehmen und Branchen tätig sein.
Welche Aufgaben du nach der Lehre übernimmst, hängt stark von der Branche und deiner Funktion ab. Du kannst beispielsweise in Administration, Buchhaltung, Sekretariat, Kundenbetreuung oder anderen kaufmännischen Bereichen arbeiten.
In kleineren Unternehmen ist dein Aufgabenbereich häufig breit. Du kümmerst dich dort vielleicht gleichzeitig um Telefon, Rechnungen, Bestellungen und Termine.
In grösseren Unternehmen sind die Aufgaben stärker auf einzelne Abteilungen verteilt, sodass du dich eher auf einen bestimmten Bereich konzentrierst.
Mit Berufserfahrung kannst du dich beispielsweise in Versicherung, Bankwesen, Finanzberatung, Marketing, Personalwesen, Verkauf, Produktmanagement oder Tourismus spezialisieren.
Passt dieser Beruf zu dir?
Der Beruf passt zu dir, wenn du gerne organisierst, am Computer arbeitest und gleichzeitig Kontakt mit Menschen möchtest. Du solltest sorgfältig mit Zahlen, Texten und Daten umgehen können und auch bei mehreren Aufgaben den Überblick behalten.
Weniger passend ist der Beruf, wenn du möglichst wenig am Schreibtisch oder Computer arbeiten möchtest oder administrative Tätigkeiten wie Rechnungen, E-Mails und Dokumente überhaupt nicht magst.
Wenn du Kommunikation, Organisation, Zahlen und Büroarbeit miteinander verbinden möchtest und dir viele verschiedene Branchen offenhalten willst, kann Kaufmann/-frau EFZ gut zu dir passen.